1
Инструктивные письма
общие для всех сотрудников отдела АСУ
1. Про правила продуктивного обучения
Причина создания письма: Стажеры и сотрудники не всегда умеют правильно и продуктивно учиться и в результате не могут быстро начать работать. А так как в современном мире обучение даже мастеров и профессионалов своего дела не прекращается никогда, своевременное и качественное освоение базовых аспектов обучения напрямую влияет на успех, текущую и дальнейшую карьеру человека.

Задача создания документа: Установить правила обучения и донести их до всех членов команды.

Основная задача обучения — обрести способность уверенно действовать в той области, которую вы изучаете. Не имеет значения на какую должность вы приняты, какой у вас опыт работы – на ближайший период ваша основная задача научиться и понять, как работает наша команда. Вы становитесь студентом на пути к карьерному росту и процветанию.

Если вы считаете, что уже все знаете про ту работу, которой предстоит заниматься то это не до конца верно. Вы можете знать, как делать эту работу в другой организации, в той где работали раньше, но у нас есть свои правила игры. И если вы будете делать только то, что делали раньше, опираясь только на те правила, которыми вас научили в другой организации вы можете сделать что-то не правильно, ошибиться, вызвать недовольство руководителей. Поэтому улыбнитесь и готовьтесь принять новые знания.

Ваши наставники, руководители, высшее руководство ВУЗа, как, впрочем, и вы сами максимально заинтересованы в вашем скорейшем прохождении обучения. Для того, чтобы вы не испытывали сложностей в процессе обучения существуют правила, которые необходимо соблюдать всем студентам, которые планируют работать в команде и сейчас учатся.

Правила продуктивного обучения

1. Обязательно высыпайтесь перед обучением. Ваше состояние напрямую влияет на то, как вы усваиваете информацию.

2. Обязательно плотно завтракайте в день обучения. Мозг потребляет много энергии и нельзя заниматься на голодный желудок. Не пейте алкоголь вечером, если вам учится на следующий день.

3. Выполняйте все задания по порядку, не пропуская их, даже если вы думаете, что это все вам уже давно известно. Одним из самых опасных состояний в процессе обучение является ощущение самого умного всезнайки. Откройте мозг и будьте прилежным трудолюбивым студентом. Сделайте и изучите все, что мы включили в систему обучения и станьте супер продуктивным сотрудником.

4. Если вы встречаете в процессе чтения слово, значение которого вы не понимаете или у вас есть сомнения, относительно того что оно значит, то остановите чтение и загляните в словарь или Википедию. Это может быть термин, сокращение или даже общеупотребимое слово.

5. Пишите, ежедневно, в начале рабочего периода конкретный тезисный план в глагольной форме и по пунктам. По ходу выполнения напротив реализованных пунктов ставьте галочку и делайте дополнительную текстовую пометку о результате, где это необходимо. В конце рабочего периода актуализируйте все пункты плана, оцените себя, свои возможности и адекватность планирования. Спросите себя «Что я мог сделать лучше», «Как я могу быть эффективней: что мне помогает успешно учиться, а что мешает» и сделайте выводы.

6. Сообщайте в конце рабочего дня Вашему наставнику или руководителю сегодняшний прогресс: что сделали и что не сделали по плану.

7. При получении и после ознакомления с задачей сразу задайте уточняющие вопросы если возникло недопонимание, чтобы в итоге правильно понять и выполнить задачу.

8. Если в ходе решения задачи у Вас возникла неопределённость действий, и Вы хотите уточнить у наставника как поступить, всегда сами продумайте и предложите несколько вариантов/путей решения как Вы это видите и к какому склоняетесь, после того как описали проблематику. Не скидывайте ответственность и мыслительный процесс на руководителя, развивайте себя по максимуму.

9. Если у Вас возник тупик, нерешаемая проблема – сначала самостоятельно попробуйте ее решить, основательно подумав, воспользовавшись поисковиком или специализированными материалами, а уже потом обращайтесь к наставнику или руководителю. В начале скажите как Вы самостоятельно пытались решить проблему. Но при этом также соблюдайте адекватность по выделению времени – если Вы основательно подумали и поискали решение проблемы, но так и не нашли, не стесняйтесь задавать вопросы наставнику – это сэкономит время ( часы/дни). Бывает проблема просто в невнимательности и нужен свежий взгляд или нюанс, который широко не освещен.

10. Не стесняйтесь спрашивать вопросы и коммуницировать с руководителями - они только за ускорить Ваше качественное обучение.

11. Периодически мотивируйте и подбадривайте себя – это повысит Вашу концентрацию и эффективность обучения. Поймите, что каждая тема, знание, навык, новый термин, решение определенной проблемы или тупика – это бесценный опыт и он теперь Ваш. С каждой частицей обучения Вы будете увереннее, сможете решать больший спектр задач по сложности и интересности. Вы будете обходить своих конкурентов.

12. Радуйтесь любым результатам и отмечайте мини-победы, средние и крупные отсечки. Не обязательно масштабно: освоили навык или целый блок полезной информации – купите себе любимый фрукт/сладость, сходите в кино, подарите цветы спутнице в честь своего прогресса. Мозг запомнит эту позитивную реакцию на обучение и успехи и Ваша эффективность будет только повышаться.

13. Правильно воспринимайте ошибки и не занимайтесь самобичеванием из-за за них. Ошибки – это опыт, на котором мы учимся. Ошибки сами по себе – это плохо. Ошибки, когда мы вынесли на будущее впредь определенные правила и знания, чтобы постараться ее не допускать – это благо.

14. Не стесняйтесь спрашивать обратную связь у своих руководителей и коллег. Анализируйте её и становитесь лучше.

Результат: Член команды знает и применяет правила обучения.

Вслух четко ответьте на проверочные вопросы - они будут заданы наставником. Как вы думаете....
1. Какие характеристики продуктивного и непродуктивного обучения?
2. Какие правила продуктивного обучения Вы уже делали и какие планируете внедрить?
3. Почему важно планировать свою деятельность на день по пунктам?
4. Сколько времени в часах необходимо направлять на самостоятельные попытки решения проблемы (до консультации с наставником) а) начинающему специалисту б) опытному? Почему?
5. Если Вы сказали руководителю, что выполните задачу к 18.00, а в 17.00 понимаете, что скорее всего не успеете - Ваши действия? Далее в 18.00 не успели и пора идти домой (нет возможности остаться дополнительно) - Ваши действия?
6. Дайте определение словам обучение, ошибка, проблема.
2. Продукт должности или за что член команды получает опыт, навыки и знания, вознаграждение.
Причина создания письма: Члены команды, особенно стажеры без опыта, не всегда (крайне редко) понимают до конца, что от них ожидается в ходе работы и за что они получают опыт, навыки и знания, вознаграждение. Как в текущей работе, так и особенно после выпуска из Университета- в коммерческих компаниях и крупных структурах.

Задача создания документа: дать разъяснение относительно того, как любой член команды своей работой формирует ценность.

У каждой компании есть продукт, который она обменивает на деньги. Это правило бизнеса, и я думаю с этим сложно не согласиться. Посмотрите на любую компанию. Она что-то делает, производит некую ценность, и клиенты платят за неё деньги.

Например, пекарня печет вкусный хлеб и обменивает его на деньги у своих покупателей. Чтобы за этот хлеб хорошо и с удовольствием заплатили он должен быть свежим и правильно испеченным, не сырым и не горелым.

В гос. Учреждениях не совсем так, но общий принцип похож: подразделению выделяется финансирование в обмен на ценность и продукт, которую он несет для учреждения.

Например, отдел разработки ПО, по аналогии, получает финансирование для реализации своего продукта: качественную разработку и поддержку ПО пользователям организации для ее успешного и эффективного функционирования.

Именно за производство этого продукта компания/подразделение гос.учреждения получает деньги, может выживать и развиваться, и здесь важно отметить две характеристики любого продукта: он должен быть ценным и конечным.

Ценность означает то, насколько другие люди желают получить этот продукт, что они готовы отдать взамен. Он должен быть нужен и за него должны быть готовы платить.

Ценность не определяется трудоемкостью и затраченными материалами. Ведь из одного и того же теста можно испечь вкусный ароматный хлеб, потратив 20 минут, а можно и горелую горку непонятно чего потратив на это много часов. Или открыть к примеру производство шубок для енотов, но кто готов будет их покупать. Или разрабатывать аналог блокнота, но кто будет готов на это выделять деньги. У этого продукта нет ценности.

Жарким летним днем мороженое обладает высокой ценностью, холодной зимой – низкой. Смартфон, который работает без сбоев, квартира в хорошем доме, исправный красивый безопасный автомобиль, теплый удобный свитер, консультация грамотного врача – все это обладает ценностью.

Такси, которое быстро довезет до аэропорта, когда опаздываешь на рейс имеет высокую ценность, мы готовы порой заплатить за него в несколько раз больше.

Но вот, например, новогодние елки и украшения 12 января имеют очень сомнительную ценность, билет на концерт, который уже прошел или свитер с одним рукавом, который может и выглядит экзотически и дизайнерски, но ценность свитера в его теплоте. Если компания производит, то что нужно людям, они платят за это деньги.

Второй характеристикой продукта является его законченность, завершенность. Любой продукт должен быть завершенным. Это значит его не надо доделывать или ремонтировать. Он является конечным продуктом.

Представьте себе, когда человек покупает, автомобиль, который не является конечным продуктом и самому покупателю нужно еще вставить, к примеру, заднее стекло или смонтировать дворники. Он будет явно недоволен. Такой автомобиль не был конечным продуктом, готовым к использованию.

У некоторых компаний продуктом является полуфабрикат, например, замороженная пицца или конструктор, но здесь важно понимать, что для клиента этот продукт как раз и является конечным, то есть он платит именно за замороженную пиццу, которую принесет в сохранности домой и приготовит сам или за возможность поиграть и собрать конструктор. Другое дело будет, когда он закажет пиццу в ресторане, а ему подадут к столу замороженную или он купит телевизор, а ему привезут его по частям и скажут собери-ка друг его сам.

Если компания/подразделение производит незаконченные продукты, то у нее будут проблемы. Клиенты будут недовольны и перестанут платить деньги.

Итак, мы разобрались, что продукт должен быть ценным и конечным. Иногда дальше в тексте я буду сокращенно называть его ЦКП, что как раз и означает ценный конечный продукт.

Важно отметить, что мысль или какая-либо идея становится конечным ценным продуктом только в том случае, если ей придается конкретная форма, если она существует в физической вселенной. Ее можно обменять только в том случае, если вы сможете хорошо оформить ее и передать другому человеку, который в обмен сможет дать вам что-нибудь еще. Если компания/подразделения занимается дизайном интерьера, то недостаточно будет сказать, что наш дизайнер все придумал, идея у него в голове. Или IT подразделение, выдавшее Заказчику по итогу работ макет возможного модуля, хотя он ждал сам модуль. Людям нужен физический макет.

Продукт всегда материален, даже когда речь идет о таких нематериальных» вещах, как мысли, идеи и планы. Они должны быть описаны на бумаге, представлены в виде презентаций, иначе продуктами не являются. Проведенная презентация, которая вдохновляет сотрудников на запуск нового направления, – отличный продукт руководителя, так как изменения в настроении подчиненных вполне материальны, их можно увидеть и почувствовать. А продукт, который незаметен для других, по определению продуктом не является. «Я старался, напрягался, готовился к тому чтобы…», однако, если это не привело к результатам, воспринимаемым органами чувств, значит это нельзя считать за продукт.

Теперь важный переход к продуктам члена команды. То есть к вашему продукту. Продукт любой компании/подразделения состоит из ценных конечных продуктов ее сотрудников.

Для примера возьмем пекарню. Чтобы произвести и продать вкусный хлеб, получив за него деньги, каждый сотрудник пекарни производит свой продукт и в итоге слаженных действий получает продукт компании.

Менеджер по персоналу нанимает пекарей и продавцов. Ее продукт вышедшие сотрудники. Начальник производства обучает пекарей и его продуктом будут способные обученные сотрудники, знающие и соблюдающие технологию. Снабженец покупает и привозит в пекарню полуфабрикаты и сырье. Его продукт – вовремя доставленная на склад мука, яйца и все другие ингредиенты.

Ну и дальше по аналогии, пекарь печет хлеб и его продуктом является вкусный, хрустящий и испечённый по технологии хлеб. Ну а дальше продавец-кассир меняет хлеб на деньги. Есть еще менеджер по рекламе, бухгалтер, охранник, директор. И как вы уже можете догадаться у каждого есть свой продукт и все они вместе составляют ЦКП компании.

Именно за производство этого ценного конечного продукта компания платит сотруднику вознаграждение. И это важно понимать. Каждый человек, работая в организации производит свой продукт, а компания покупает его у сотрудника. А это значит, что его продукт, чтобы компания за него платила и человек получал достойную зарплату тоже должен быть ценным и конечным.

Давайте посмотрим, что будет если сотрудник произведёт незаконченный продукт. Ну представим себе уборщицу, которая вымыла пол, оставив большие лужи в центре офиса и ушла, и секретарше приходится самой брать сухую тряпку и вытирать лужи за уборщицей. Продукт уборщицы не закончен, и компания несет дополнительные затраты, отвлекая другого сотрудника.

Программист делал сайт и, сделав его на 95%, не закончил и переключился на другой проект. Его продуктом должен был быть запущенный работающий сайт, который имеет для компании ценность, и она готова заплатить за него, поскольку он привлекает клиентов, которые в свою очередь оставляют свои деньги в компании и тем самым по факту клиенты и платят зарплату этому программисту.

Но его продукт был незакончен, поскольку сайт не доделан и ценность всей его работы для компании пока, что равна нулю, поскольку сайтом нельзя пользоваться. Это тоже самое, что купить в магазине телефон без зарядки к нему, и он просто превратиться в кусок пластмассы. Его ценность будет равна 0.

Возьмем менеджера по продажам, продуктом которого является заключение сделки. Он привлекает клиента, который просит прислать ему коммерческое предложение, а он не знает, как это сделать или лениться и в результате руководитель должен собственноручно завершать продажу, то это – не завершенный, или не конечный продукт.

Если продукт не конечный, чтобы его использовать, кому-то придется его за вас «завершать», что создает дополнительную работу другим. Обычно такое «заканчивание» приводит к большому количеству лишних дополнительных действий, пожирает рабочее время сотрудников, а значит ресурсы. Компания может покупать только законченные продукты. Она не может оплачивать незаконченную работу, брошенную работу.

Ну и здесь же важно отметить про ценность продукта, который сотрудник производит. Вы будете получать достойное вознаграждение, наиболее интересный опыт и задачи, быстрее расти по карьерной лестнице, если производите ценный продукт, который вносит важный вклад в создание общего продукта всей компании.

Представьте, что вам нужно было подготовить презентацию на конференцию, но вы успели закончить и сдать её, только когда мероприятие уже прошло. Или босс опаздывает в аэропорт и просит своего водителя быть в 18:00, а он приезжает в 19:00, когда руководитель уже уехал в аэропорт на такси. Сколько компания по вашему мнению готова заплатить за такие «ценные» продукты.

Если вы, например, бегаете весь в мыле по офису и перекладываете стопку бумаг с места на места, создаете много действий и суеты, пишите доклады на сто страниц, вам может казаться, что вы «работаете не покладая рук», но это не имеет ценности, никому не помогает, не нужно и абсолютно не продвигает компанию к производству основного продукта. Надо понимать, что компания сможет оплачивать только ваш ценный продукт. Она покупает у вас, то что ей необходимо. Так разберитесь хорошенько с тем, что от вас ожидают.

Вы должны четко понимать, что именно является продуктом компании и что является вашим ценным конечным продуктом. Так же неплохо понимать, какие продукты производят другие члены команды, от которых зависит ваша работа. Производите этот в максимальном количестве и с неизменно высоким качеством, и компания всегда будет с удовольствием покупать у вас этот продукт, достойно оплачивая произведенное.

Результат: член команды понимает, что такое продукт и за что компании/организации дают опыт, навыки и знания, вознаграждению своим сотрудникам.

Вслух четко ответьте на проверочные вопросы - они будут заданы наставником. Как вы думаете....
1. За что член команды получает опыт, навыки и знания, вознаграждение
2. Дайте определения "Продукт должности", "Продукт компании", "Разработка программного обеспечения", "Ценность продукта", "Конечность продукта"
3. Какие характеристики есть у продукта должности? Расскажите об этом просто за 1 минуту.
4. Какой продукт должности у разработчика? Аналитика? Менеджера по продажам? Водителя автобуса? Вы точно не перепутали с под.продуктами - может есть более конечный продукт?
5. Что является продуктом отдела по разработке ПО ( отдел АСУ)? Отдела по администрированию серверов и интернета?
6. У преподавателя в университете продукт должности это студент/ы овладевшие конкретным объемом знаний и навыков или оформленный и прочитанный курс лекций?
7. Реальный пример-задача из опыта: В компании есть 2 аналитика данных, которые готовят отчетность, проводят анализы и предлагают эксперименты ( например, по ценообразованию, выставлении определенных разделов и акций на сайте) для лиц, принимающих решения. Оба работают максимально много и всегда заняты работой. Одного из них уволят за то, что он неправильно понимает свой продукт должности. Как Вы думаете - какой продукт должности подразумевал вскоре уволенный аналитик данных, а какой успешно продолжающий работу? Как при этом различалась их работа и почему руководство приняло такое решение?

3. Подпродукты
Причина создания письма: Чтобы хорошо и быстро обучаться, приобретать новый опыт, знания и навыки, а также далее расти по карьерной лестнице и увеличивать свое вознаграждение нужно четко понимать, что от тебя ждет команда, подразделение и сейчас мы рассмотрим тему декомпозиции общего результата.

Задача создания документа: сформировать понимание из чего состоит конечный результат работы.

Если мы возьмете любой ценный конечный продукт и проследите процесс его производства, его создания в обратном порядке, то вы увидите, что любой ЦКП состоит из некоторого количества более ранних предварительных шагов, которые можно назвать подпродуктами.

Представим, что вы пришли в кафе и заказали чая. И вот перед вами на столе появляется ароматный горячий чай с пиалкой меда, чашкой, сахаром. Отмотаем назад и составим список подпродуктов, которые были сделаны, чтобы получить этот ЦКП.

В самом конце перед подачей к столу бармен взял поднос и поставил на него чашку, налил в пиалку меда, положил пару кубиков сахара и поставил уже готовый чайник. Чай готов к подаче.

Перед этим он насыпал в чайник чай и залил его кипятком и дал настояться пару минут. Чай заварен.

Еще несколькими минутами ранее он залил в чайник воду и поставил ее кипятиться. Производится кипяток.

Еще раньше этот чай и сами чайники закупили и привезли в кафе и передали бармену, но это уже не его продукт.

Итого бармен произвел кипяток. Заварил чай. Сервировал все и подал вам с хорошим настроением.

Аналогичный список подпродуктов можно составить к любой деятельности. Компания строит дом. Ее ЦКП является построенный дом. Вот какие подпродукты должны быть произведены до этого. Проект согласован и готов. Смета составлена и утверждена. Материалы закуплены и доставлены. Фундамент готов. Стены возведены. Крыша покрыта. Окна и двери установлены. Смонтированы и подключены коммуникации. Выполнена отделка. Убран весь мусор на площадке. Дом сдан. ( возможны неточности, главное понять идею)



Подобно продукту организации каждый член команды при производстве продукта так же должен произвести подпродукты. Причем все, которые необходимы.

Аналитик, к примеру(упрощенный пример), чтобы обеспечить реализацию определенного блока функционала, сначала производит анализ имеющихся данных, похожего функционала в системе, нормативных документов при необходимости, генерирует предложения и идеи. Его конечный подпродукт – подготовленный письменный список вопросов, идеи и предложений на интервьюирование. Далее он связывается с Заказчиком, назначает и проводит интервьюирование. Это его второй подпродукт - проведение интервьюирования. Определение даты и места встречи и донесение этого до Заказчика. Вся необходимая информация для дальнейшей разработки получена, согласования пройдены.

Потом он формирует требования в письменном виде. Это его следующий под продукт.

Далее делает мокапы ( графическую часть требований) это его следующий под продукт.

И все вместе заводит в таск трекере JIRA – еще один подпродукт – тикет, поставленный на разработчика со всей необходимой информацией.

Потом он координирует разработку программистами – еще один подпродукт, реализованный разработчиками функционал.

Далее он тестирует функционал и его следующий под продукт это отчет о тестировании.

Дальше Заказчику показывается реализованный функционал и аналитик получает обратную связь и оценку от Заказчика – еще один продукт. И ура, конечный продукт – реализованный функционал, удовлетворяющий Заказчика готов. Произведен полный ценный конечный продукт аналитика (он же проектный менеджер в своей области).

Если аналитик не произведет какой-то из этих подпродуктов или пропустит какой-то шаг, то он не сможет получить свой ЦКП, а значит и не получит положительную обратную связь вся команда и подразделение.

Члены команды могут быть очень заняты, но ничего при этом не производить. Иногда случается, что он работает совершенно не над тем, над чем нужно. Если у члена команды есть точный список подпродуктов, то у него появится очень хорошая реальность относительно того, что такое продуктивная работа. Он сможет координировать свою работу, прекращает непродуктивную деятельность и начинает производить настоящие ЦКП организации и получать за это опыт, знания и навыки, вознаграждение, рость по карьерной лестнице.

Скорость, с которой человек создает свои ЦКП и необходимые для их производства подпродукты называется производительностью или продуктивностью человека. Чем выше продуктивность члена команды, тем больше он приносит ценности команде и подразделению, организации тем больше его уровень вознаграждения, он получает наиболее интересные и ответственные задачи и тем больше команда, подразделение и организация готова оказывать ему поддержку, вкладываться в его развитие.

Зная всё это, вы можете действовать, и ценные конечные продукты начнут появляться как по волшебству.

Результат: член команды понимает, что такое подпродукты, как они влияют на ценный конечный продукт и в итоге на его опыт, навыки и знания, карьерную лестницу, вознаграждение.
Вслух четко ответьте на проверочные вопросы - они будут заданы наставником. Как вы думаете....
1. Дайте определения "Подпродукт должности", "Подпродукт компании", "Аналитик", "Разработчик"
2. Какие подпродукты у аналитика? У разработчика ПО? У разработчика баз данных? Преподавателя в Университете? Менеджера по продажам?
3. Декомпозиция с оценкой по времени задачи - является подпродуктом? Если да - то кого? В Чем ее ценность и для кого?

Made on
Tilda